Bagaimana Mengisi Data Employee List pada SMART?

Oleh : Laurio Leonald
Employee list adalah daftar nama orang yang bekerja atau terlibat dalam kegiatan pemantauan area konservasi baik itu pengguna ataupun bukan yang berisi informasi agency, rank, level user, dan informasi lainnya. Data employee list dapat diisi dengan cara mengisi langsung dan mengimpor dari data spreadsheet. Berikut ini adalah cara untuk memasukkan dan mengelola data employee list.

·  Klik Conservation Area dan pilih Employee List…

Mengisi data karyawan dengan cara mengisi langsung dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

·  Klik Create New… lalu masukkan informasi sebagai berikut :

· Id	:	System-generated (dibuat otomatis), atau bisa diisi berdasarkan kebutuhan, missal no induk
· Given Name(s)	:	Nama depan
· Family Name(s)	:	Nama belakang/keluarga
· Conservation Area Start	:	Tanggal area konservasi berdiri
· Birth Date	:	Tanggal lahir pengguna
· Gender	:	Jenis kelamin
· Agency	:	Asal agency/lembaga (sebelumnya harus dibuat di agency and rank)
· Rank	:	Rank/jabatan (sebelumnya harus dibuat di agency and rank)

SMART User, merupakan pilihan apakah orang tersebut diberi kewenangan untuk menggunakan SMART atau hanya terlibat dalam kegiatan di lapangan dan tidak dapat mengakses SMART. Dalam SMART pengguna dibagi menjadi 4 level dengan  otoritas yang berbeda. Apabila nama yang dimasukan ke dalam employee list merupakan pengguna maka klik pada check box dan isi data seperti di bawah:

· Smart User Name	:	Nama pengguna untuk masuk
· Smart Password	:	Sandi yang akan digunakan untuk masuk
· Re-Type Password	:	Isi yang sama dengan sandi
· SMART User Level	:	Pilih level sesuai keperluan

User  level dalam SMART terbagi menjadi 4 tingkatan, dimana masing-masing tingkatan memiliki otoritas yang berbeda.

1. Administrator : adalah orang yang membuat dan mengelola SMART, memiliki akses penuh terhadap emua fungsi SMART.
2. Manager : memiliki akses untuk mengedit query, patrol, dan planning, tetapi tidak memiliki akses untuk mengedit yang ada di dalam menu bar Conservation Area dan parameter patrol
3. Analyst : memiliki akses untuk hanya melihat data patrol, membuat dan mengedit query kecuali menghapus query, serta membuat report dan menjalankan report
4. Data entry : hanya memiliki akses untuk menentry data dari lapangan.

Selain dengan cara langsung, memasukkan data karyawan dapat dimasukkan dengan cara mengimpor dari data yang sudah dibuat dalam format *.csv. file *.csv tersebut harus berisikan data dengan urutan sebagai berikut:

ID,GIVEN NAME,FAMILY NAME,BIRTHDATE(yyyy-mm-dd),GENDER(M/F),

START EMPLOYMENT(yyyy-mm-dd),END EMPLOYMENT(yyyy-mm-dd),RANK, AGENCY

Memasukkan data employee dengan cara impor hanya bisa dilakuka apabila conservation area dalam SMART sudah memiliki agency dan rank yang sesuai dengan data yang ada pada data file *.csv.

Jika data employee yang dimasukkan dengan cara impor adalah merupakan pengguna SMART, maka data karyawan bisa diedit menjadi SMART User sesuai dengan levelnya. Pengeditan dan pegaturan data karyawan hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang merupakan administrator.

Berikut ini adalah cara memasukkan data employee dengan mengimpor file *csv:

·  Klik Import… pada jendela Employee List

· Setelah muncul jendela Import Employees, beri tanda centang pada check box Includes Header Line (Skip the first line when importing). · Klik Browse dan cari file yang akan diimpor, lalu klik Open.

Data employee dalam file *.csv akan masuk ke dalam SMART setelah proses impor berhasil.

Setelah selesai mengisi data employee list kita harus mengisi data station list yang merupakan informasi pembagian wilayah kerja pada kawasan yang akan dikelola, hal ini akan tergantung dari unit pengelolaan, namun biasanya untuk taman nasional, ini diisi berdasarkan resort. Untuk bagaimana cara mengisi informasi station list ke dalam SMART akan di sampaikan pada sesi berikutnya.